Licencje do systemów rezerwacji sal i zarządzania biurem
Nowoczesne biuro wymaga nie tylko odpowiednich urządzeń, ale również oprogramowania pozwalającego efektywnie zarządzać dostępną przestrzenią. Licencje do systemów rezerwacji sal, biurek i zasobów zapewniają dostęp do funkcji niezbędnych do obsługi stanowisk pracy, pomieszczeń konferencyjnych, urządzeń oraz innych współdzielonych elementów infrastruktury.
W DAARS znajdziesz licencje do rozwiązań Joan Workplace oraz Humly, przeznaczonych dla biur, przedsiębiorstw, instytucji, uczelni i organizacji wykorzystujących elektroniczne systemy rezerwacji.
Oferta obejmuje między innymi:
- licencje do paneli rezerwacji sal,
- dostęp do platform zarządzania miejscem pracy,
- plany dla firm o różnej liczbie użytkowników,
- licencje na dodatkowe urządzenia,
- licencje dla dodatkowych użytkowników,
- subskrypcje na okres od roku do pięciu lat.
Oprogramowanie do rezerwacji sal konferencyjnych
System rezerwacji sal konferencyjnych pozwala sprawdzić dostępność pomieszczenia, zaplanować spotkanie i ograniczyć konflikty wynikające z nakładających się rezerwacji.
W zależności od wybranego rozwiązania użytkownicy mogą rezerwować sale poprzez aplikację, przeglądarkę, kalendarz firmowy lub panel zamontowany przy wejściu do pomieszczenia.
Oprogramowanie może umożliwiać między innymi:
- sprawdzanie dostępności sal,
- tworzenie i anulowanie rezerwacji,
- potwierdzanie rozpoczęcia spotkania,
- przedłużanie trwającej rezerwacji,
- wyszukiwanie wolnych pomieszczeń,
- zarządzanie wyposażeniem sal,
- analizowanie wykorzystania przestrzeni.
Zakres funkcji zależy od producenta, wybranego planu oraz sposobu integracji z firmowym środowiskiem informatycznym.
Licencje do rezerwacji biurek
W biurach działających w modelu hybrydowym pracownicy nie zawsze mają przypisane stałe stanowiska. System rezerwacji biurek pozwala wcześniej wybrać miejsce pracy i sprawdzić, które stanowiska będą dostępne w danym dniu.
Rozwiązanie może ułatwić:
- organizację pracy hybrydowej,
- rezerwowanie biurek i stanowisk,
- wybór miejsca w określonej strefie,
- koordynację pracy zespołów,
- analizę wykorzystania powierzchni biurowej,
- ograniczenie liczby niewykorzystywanych stanowisk.
Przed wyborem licencji należy sprawdzić, ilu użytkowników i ile zasobów obsługuje dany plan.
Zarządzanie miejscem pracy
Platformy typu workplace management mogą łączyć kilka funkcji w jednym środowisku. Oprócz rezerwacji sal i biurek mogą obsługiwać również:
- miejsca parkingowe,
- wyposażenie i inne zasoby,
- stanowiska pracy,
- gości i wizyty,
- komunikaty dla pracowników,
- treści Digital Signage.
Jedna platforma może dzięki temu wspierać codzienną organizację biura oraz dostarczać administratorom informacji o rzeczywistym wykorzystaniu przestrzeni.
Licencje Joan Workplace
Joan Workplace to platforma do zarządzania miejscem pracy, która może obejmować rezerwację sal, biurek, stanowisk, parkingów i innych zasobów. Dostępne funkcje zależą od wybranego planu i konfiguracji.
W ofercie znajdują się plany przeznaczone dla organizacji o różnej skali:
- Joan Team Plan,
- Joan Business Plan,
- Joan Organization Plan,
- Joan Enterprise+ Plan.
Poszczególne warianty różnią się przede wszystkim liczbą obsługiwanych użytkowników i urządzeń. Pozwala to dobrać licencję zarówno do niewielkiego biura, jak i rozbudowanej organizacji korzystającej z wielu pomieszczeń oraz stanowisk pracy.
Joan Team Plan
Joan Team Plan jest roczną licencją przeznaczoną dla mniejszych zespołów wdrażających platformę Joan Workplace.
Plan może być odpowiedni dla firmy, która chce rozpocząć korzystanie z rezerwacji sal, biurek i innych zasobów bez wdrażania rozwiązania przeznaczonego od razu dla dużej organizacji.
Przed zakupem należy zweryfikować liczbę użytkowników i urządzeń objętych planem oraz możliwość późniejszej rozbudowy systemu.
Joan Business Plan
Joan Business Plan jest rozwiązaniem przeznaczonym dla większych zespołów i organizacji wykorzystujących więcej paneli rezerwacyjnych oraz kont użytkowników.
Może sprawdzić się w firmach posiadających kilka sal konferencyjnych, większą liczbę stanowisk pracy lub bardziej rozbudowaną strukturę biurową.
Joan Organization Plan
Joan Organization Plan jest skierowany do organizacji wymagających obsługi większej liczby użytkowników i urządzeń.
Taki wariant może być stosowany w większych biurach, obiektach składających się z wielu stref lub firmach wdrażających jeden system zarządzania przestrzenią w kilku działach.
Joan Enterprise+ Plan
Joan Enterprise+ Plan to wariant przeznaczony dla rozbudowanych wdrożeń obejmujących dużą liczbę użytkowników i urządzeń.
Przy wdrożeniu klasy enterprise szczególnie ważne jest wcześniejsze określenie:
- liczby użytkowników,
- liczby paneli i innych urządzeń,
- liczby sal, biurek i zasobów,
- wymaganych integracji,
- sposobu zarządzania kontami,
- planowanego rozwoju systemu.
Pozwala to dobrać właściwy poziom licencji bez konieczności szybkiej zmiany planu po uruchomieniu platformy.
Joan Additional User
Joan Additional User umożliwia dodanie kolejnego użytkownika do subskrypcji Joan Workplace.
Taka licencja może być potrzebna, gdy liczba osób korzystających z platformy przekroczy limit wynikający z podstawowego planu. Przed zakupem warto sprawdzić aktualną liczbę aktywnych kont oraz maksymalną skalę rozbudowy danego wariantu subskrypcji.
Joan Additional Device
Joan Additional Device pozwala rozszerzyć subskrypcję Joan Workplace o dodatkowe urządzenie.
Rozwiązanie może być przydatne podczas rozbudowy systemu o kolejny panel rezerwacji lub wyposażania następnych pomieszczeń. Należy jednak upewnić się, że podstawowy plan pozwala na dodanie wymaganej liczby urządzeń.
Licencje Humly Room Display
Humly Room Display License jest licencją przeznaczoną dla urządzenia wyświetlającego rezerwacje sal.
Licencja umożliwia podłączenie panelu Room Display do środowiska Humly Cloud lub odpowiedniego serwera lokalnego. Pozwala urządzeniu odbierać informacje o spotkaniach, ustawienia systemowe oraz aktualizacje funkcji.
W zależności od wybranego wariantu licencja może obejmować:
- dostęp do oprogramowania,
- obsługę środowiska chmurowego,
- aktualizacje,
- wsparcie producenta,
- podłączenie jednego urządzenia na określony czas.
Licencje Humly na 1–5 lat
W DAARS dostępne są licencje Humly Room Display dla jednego urządzenia na:
- 1 rok,
- 2 lata,
- 3 lata,
- 4 lata,
- 5 lat.
Wybór okresu powinien uwzględniać planowany czas eksploatacji urządzeń, budżet oraz sposób zarządzania odnowieniami.
Krótsza licencja może zapewniać większą elastyczność przy pilotażowym wdrożeniu. Dłuższy wariant ogranicza natomiast częstotliwość odnawiania licencji i może ułatwić utrzymanie ciągłości działania systemu.
Licencja chmurowa czy serwer lokalny?
Niektóre systemy rezerwacji mogą działać w środowisku chmurowym albo we współpracy z serwerem lokalnym. Wybór zależy od infrastruktury informatycznej organizacji, wymagań bezpieczeństwa i sposobu zarządzania systemami.
Rozwiązanie chmurowe może ograniczyć konieczność utrzymywania własnej infrastruktury. Instalacja lokalna może być natomiast wymagana w organizacjach posiadających określoną politykę bezpieczeństwa lub wewnętrzne wymagania dotyczące przechowywania danych.
Przed zakupem należy sprawdzić, jakie warianty obsługuje konkretna licencja i urządzenie.
Integracja z kalendarzem firmowym
System rezerwacji powinien współpracować z wykorzystywanym w firmie środowiskiem kalendarzowym. Dzięki integracji rezerwacje wykonane w kalendarzu mogą pojawiać się na panelach przy salach, a zmiany wprowadzane przez użytkowników mogą być synchronizowane pomiędzy urządzeniami i platformą.
Przed wyborem licencji warto zweryfikować:
- zgodność z wykorzystywanym kalendarzem,
- wymagania dotyczące kont i uprawnień,
- sposób autoryzacji,
- zakres synchronizowanych danych,
- wymagania dotyczące sieci i serwera,
- sposób konfiguracji urządzeń.
Sama licencja nie zastępuje prawidłowego wdrożenia oraz przygotowania środowiska informatycznego.
Licencja na użytkownika czy urządzenie?
Sposób licencjonowania zależy od producenta i wybranego produktu.
Licencja na użytkownika dotyczy najczęściej osoby posiadającej konto i korzystającej z funkcji platformy.
Licencja na urządzenie przypisywana jest do panelu rezerwacyjnego lub innego urządzenia działającego w systemie.
Plan może też określać jednocześnie limit użytkowników oraz urządzeń. Dlatego przed zakupem należy policzyć oba rodzaje elementów i uwzględnić planowaną rozbudowę instalacji.
Jak dobrać licencję do systemu rezerwacji?
Przed zakupem odpowiedz na kilka podstawowych pytań:
- Ile osób będzie korzystać z systemu?
- Ile urządzeń zostanie podłączonych?
- Ile sal, biurek i innych zasobów ma być obsługiwanych?
- Czy potrzebna jest rezerwacja parkingów lub obsługa gości?
- Jakie środowisko kalendarzowe działa w organizacji?
- Czy system ma pracować w chmurze, czy na serwerze lokalnym?
- Na jaki okres ma zostać wykupiona licencja?
- Czy liczba użytkowników lub urządzeń może wkrótce wzrosnąć?
Warto uwzględnić nie tylko stan na dzień zakupu, ale również rozwój biura w kolejnych miesiącach. Może to ograniczyć konieczność zmiany planu lub częstego dokupowania kolejnych licencji.
Odnowienie licencji
Licencje czasowe wymagają odnowienia przed zakończeniem okresu obowiązywania. Brak aktywnej licencji może ograniczyć dostęp do usług chmurowych, aktualizacji, wsparcia lub części funkcji systemu.
Termin odnowienia warto zapisać w dokumentacji wdrożenia i przypisać odpowiedzialność za jego kontrolowanie konkretnej osobie lub działowi.
W większych instalacjach praktyczne może być ujednolicenie terminów licencji dla wszystkich urządzeń. Ułatwia to zarządzanie systemem i ogranicza ryzyko przeoczenia pojedynczego odnowienia.
Licencje Joan i Humly w DAARS
W DAARS znajdziesz licencje do systemów rezerwacji Joan Workplace i Humly, przeznaczone do zarządzania salami konferencyjnymi, biurkami, użytkownikami, urządzeniami i innymi zasobami współdzielonymi.
Dostępne są plany dla organizacji o różnej wielkości, licencje na dodatkowych użytkowników i urządzenia oraz warianty Humly Room Display na okres od roku do pięciu lat.
Przed zakupem sprawdź liczbę użytkowników, urządzeń i obsługiwanych zasobów, wymagane integracje oraz okres obowiązywania licencji. Prawidłowo dobrana subskrypcja pozwoli wykorzystać możliwości systemu i uniknąć ograniczeń podczas późniejszej rozbudowy.
