Systemy rezerwacji sal konferencyjnych
System rezerwacji sal konferencyjnych pozwala sprawdzić dostępność pomieszczenia, zobaczyć harmonogram spotkań oraz – zależnie od rozwiązania – zarezerwować lub zwolnić salę bezpośrednio z panelu zamontowanego przy wejściu.
W DAARS znajdziesz profesjonalne panele i wyświetlacze room booking marek Joan, Humly i Evoko przeznaczone do biur, sal konferencyjnych, przestrzeni coworkingowych, uczelni oraz innych obiektów wykorzystujących współdzielone pomieszczenia.
Dostępne rozwiązania obejmują kompaktowe panele 6", ekrany 8" oraz większe terminale 13". Poszczególne systemy mogą współpracować z popularnymi kalendarzami firmowymi i platformami pracy zespołowej, takimi jak Microsoft 365, Exchange czy Google Workspace.
Co to jest system rezerwacji sal?
System room booking łączy informacje z kalendarza organizacji z ekranem umieszczonym przy konkretnej sali.
Użytkownik może dzięki temu szybko sprawdzić:
- czy sala jest obecnie wolna,
- kiedy rozpoczyna się kolejne spotkanie,
- jak długo potrwa bieżąca rezerwacja,
- czy pomieszczenie można zarezerwować od razu.
W zależności od systemu możliwe jest również tworzenie nowej rezerwacji bezpośrednio na panelu, przedłużenie spotkania albo wcześniejsze zwolnienie pomieszczenia.
Panel rezerwacji sal przy wejściu
Najbardziej charakterystycznym elementem systemu jest panel rezerwacyjny zamontowany przy drzwiach sali konferencyjnej.
Wyświetla on aktualny status pomieszczenia i harmonogram.
Dzięki temu pracownik nie musi otwierać aplikacji kalendarza tylko po to, aby sprawdzić, czy stojąca przed nim sala jest wolna.
W większym biurze takie rozwiązanie upraszcza poruszanie się między wieloma pomieszczeniami i ogranicza sytuacje, w których ktoś przypadkowo przerywa trwające spotkanie.
Rezerwacja sal bezpośrednio z ekranu
Dotykowy panel może umożliwiać utworzenie rezerwacji bezpośrednio przy sali.
Jest to szczególnie wygodne podczas spontanicznych spotkań.
Jeżeli pomieszczenie jest wolne, użytkownik nie musi wracać do komputera ani telefonu – może rozpocząć rezerwację na miejscu.
Dokładny zakres funkcji zależy od konkretnego systemu i zastosowanej licencji.
Integracja z Microsoft 365
Wiele organizacji zarządza salami przy pomocy kalendarzy Microsoft.
Kompatybilny system rezerwacji może synchronizować informacje o pomieszczeniu z usługami takimi jak:
- Microsoft 365,
- Outlook,
- Exchange,
- Microsoft Teams.
Rezerwacja utworzona w kalendarzu może pojawić się na panelu przy sali, a zmiana wykonana na panelu może zostać zsynchronizowana z systemem centralnym, jeżeli dana platforma i konfiguracja to obsługują.
Przed wdrożeniem zawsze należy sprawdzić zgodność konkretnego modelu oraz wymagania dotyczące kont i licencji.
Integracja z Google Workspace
Firmy korzystające z Google Workspace mogą zarządzać zasobami sal przy pomocy Kalendarza Google.
Kompatybilny panel room booking pobiera informacje o rezerwacjach i prezentuje je przy odpowiednim pomieszczeniu.
Pozwala to zachować jeden centralny kalendarz zamiast tworzyć niezależny system rezerwacyjny działający obok firmowej infrastruktury.
System rezerwacji a kalendarz firmowy
Największą zaletą profesjonalnego systemu room booking jest brak potrzeby prowadzenia dwóch oddzielnych harmonogramów.
Panel przy sali powinien być elementem istniejącego środowiska pracy.
Użytkownik może zarezerwować salę z komputera, telefonu lub – zależnie od systemu – bezpośrednio z panelu, a status pomieszczenia pozostaje zsynchronizowany.
Dlatego przy wyborze sprzętu pierwszym pytaniem powinno być:
z jakiego kalendarza i platformy współpracy korzysta organizacja?
Joan – systemy rezerwacji sal
Joan oferuje ekosystem do zarządzania miejscem pracy, obejmujący rezerwację sal, biurek i innych zasobów.
W kategorii dostępne są między innymi urządzenia Joan 6 RE, Joan 6 Pro oraz większy Joan 13 Pro.
Rozwiązania Joan mogą współpracować z popularnymi platformami kalendarzowymi i środowiskami pracy zespołowej.
W zależności od urządzenia i konfiguracji system może być obsługiwany przez panel przy sali, aplikację oraz centralną platformę Joan Workplace.
Joan 6 RE
Joan 6 RE jest kompaktowym 6-calowym panelem dotykowym wykorzystującym ekran E-Ink.
Jego istotną cechą jest bardzo niskie zużycie energii.
Urządzenie może pracować na akumulatorze przez długi czas, dzięki czemu nie wymaga prowadzenia przewodu zasilającego bezpośrednio do miejsca montażu.
Może być zamocowane również na powierzchniach, na których wykonanie instalacji kablowej byłoby problematyczne, na przykład na szkle.
Takie rozwiązanie jest szczególnie wygodne przy modernizacji istniejącego biura.
E-Ink w panelu rezerwacyjnym
E-Ink działa inaczej niż typowy ekran LCD.
Po wyświetleniu informacji potrzebuje bardzo mało energii do utrzymania obrazu, dlatego dobrze nadaje się do urządzeń pokazujących harmonogram i status sali.
Zaletą jest niski pobór energii i dobra czytelność.
Nie jest to jednak technologia wybierana do płynnej animacji lub materiałów wideo – jej przeznaczeniem jest przede wszystkim czytelne prezentowanie informacji.
Joan 6 Pro
Joan 6 Pro jest bardziej rozbudowanym panelem z rodziny Joan.
Może być wykorzystywany do zarządzania spotkaniami i dostępnością pomieszczeń, a odpowiednie akcesoria pozwalają tworzyć instalację dopasowaną do infrastruktury konkretnego biura.
Przy projektowaniu systemu warto sprawdzić sposób zasilania, montażu i wymagany plan licencyjny.
Joan 13 Pro
Joan 13 Pro oferuje większy ekran niż kompaktowe modele 6-calowe.
Większa powierzchnia pozwala prezentować więcej informacji jednocześnie i może być korzystna w miejscach, w których panel ma być czytelny z większej odległości.
Taki format może sprawdzić się przy większych salach, recepcjach oraz przestrzeniach, gdzie urządzenie pełni bardziej widoczną funkcję informacyjną.
Joan Workplace
Ekosystem Joan wykracza poza samo rezerwowanie sal.
Platforma Joan Workplace może obejmować również:
- rezerwację biurek,
- rezerwację innych zasobów,
- zarządzanie przestrzenią,
- obsługę gości,
- Digital Signage,
- analizę wykorzystania miejsca pracy.
Dzięki temu firma może rozbudować prosty room booking w szerszy system workplace management.
Zakres dostępnych funkcji zależy od wybranego planu.
Licencje Joan
Przy zakupie urządzenia Joan trzeba zwrócić uwagę nie tylko na sprzęt, ale także na wymagany plan licencyjny.
Poszczególne licencje mogą różnić się między innymi liczbą obsługiwanych urządzeń, użytkowników oraz zakresem funkcji platformy.
Przed wdrożeniem warto więc policzyć:
- liczbę sal,
- liczbę paneli,
- liczbę użytkowników,
- dodatkowe funkcje workplace management.
Pozwala to dobrać właściwy poziom licencji jeszcze przed instalacją urządzeń.
Humly Room Display
Humly Room Display jest 8-calowym dotykowym panelem przeznaczonym do zarządzania salami i przestrzeniami spotkań.
Urządzenie może pokazywać aktualny status sali i harmonogram oraz umożliwiać użytkownikowi wykonanie wybranych operacji bezpośrednio przy pomieszczeniu.
Panel jest przeznaczony do stałego montażu przy sali konferencyjnej.
Humly i PoE
Humly Room Display może korzystać z połączenia Ethernet oraz Power over Ethernet – PoE.
Pozwala to doprowadzić sieć i zasilanie jednym przewodem.
W instalacji biurowej może znacznie uprościć okablowanie, szczególnie gdy odpowiedni switch PoE znajduje się już w infrastrukturze.
Przed wdrożeniem trzeba jednak sprawdzić standard PoE i dostępny budżet mocy infrastruktury sieciowej.
Samo złącze Ethernet w urządzeniu nie oznacza automatycznie, że dowolny switch będzie w stanie je zasilić.
Humly i Wi-Fi
W miejscach, w których nie ma możliwości łatwego doprowadzenia Ethernetu, przydatne może być połączenie Wi-Fi.
Przy stałej instalacji firmowej warto jednak uwzględnić jakość pokrycia sieci bezprzewodowej i politykę bezpieczeństwa organizacji.
Jeżeli infrastruktura pozwala na Ethernet i PoE, przewodowe połączenie może być łatwiejsze do przewidywalnego utrzymania w dużym wdrożeniu.
Humly i systemy kalendarzowe
Humly Room Display może współpracować między innymi z:
- Microsoft Exchange,
- Microsoft 365,
- Google Workspace,
- wybranymi platformami zewnętrznymi.
Przed zakupem warto sprawdzić aktualną listę obsługiwanych integracji oraz wymagania licencyjne Humly dla konkretnego wdrożenia.
Humly Room Display Bulk Pack
W większej organizacji instalacja może obejmować kilka lub kilkadziesiąt sal.
W takiej sytuacji bardziej praktyczny może być zestaw wielu paneli.
Dostępny pakiet Humly Room Display 6pcs. Bulk Pack zawiera sześć ekranów, co pozwala wdrażać kilka pomieszczeń jednocześnie.
Przy większym projekcie warto wcześniej zaplanować także licencje, sieć PoE, montaż oraz nazewnictwo sal.
Evoko Liso
Evoko Liso jest 8-calowym dotykowym systemem rezerwacji pomieszczeń.
Panel wyświetla informacje dotyczące spotkań i pozwala sprawdzić dostępność sali.
Kolorowa sygnalizacja statusu umożliwia szybkie rozpoznanie z większej odległości, czy pomieszczenie jest wolne lub zajęte.
Rozwiązanie może współpracować z popularnymi systemami kalendarzowymi wykorzystywanymi w środowisku biurowym.
Sygnalizacja dostępności sali
Informacja o dostępności nie musi być widoczna wyłącznie na samym ekranie.
Wybrane panele wykorzystują kolorowe elementy LED, dzięki którym status sali można rozpoznać jeszcze przed podejściem do drzwi.
Przykładowo kolor zielony może oznaczać wolną przestrzeń, a czerwony zajętą.
Dokładny sposób sygnalizacji zależy od konkretnego systemu.
Panel 6, 8 czy 13 cali?
Wielkość panelu należy dobrać do sposobu korzystania z urządzenia.
6 cali sprawdza się jako kompaktowy panel bezpośrednio przy drzwiach.
8 cali zapewnia więcej miejsca na harmonogram i elementy interfejsu, zachowując niewielkie rozmiary urządzenia.
13 cali daje znacznie większą powierzchnię i może być odpowiedni tam, gdzie prezentowanych jest więcej informacji albo panel powinien być czytelny z większej odległości.
Nie zawsze największy ekran jest najlepszym rozwiązaniem.
Przy kilkudziesięciu małych salach kompaktowe urządzenia mogą być bardziej praktyczne i ekonomiczne.
Ekran dotykowy
Dotyk pozwala użytkownikowi wykonać operację bez telefonu lub komputera.
W zależności od systemu może to być:
- utworzenie rezerwacji,
- potwierdzenie spotkania,
- przedłużenie rezerwacji,
- wcześniejsze zwolnienie sali,
- przegląd harmonogramu.
Funkcje zależą od urządzenia, platformy oraz konfiguracji administratora.
Rezerwacja spontanicznego spotkania
Jednym z najbardziej praktycznych scenariuszy jest rezerwacja ad hoc.
Pracownik widzi wolną salę i chce rozpocząć krótkie spotkanie.
Zamiast sprawdzać kalendarz na komputerze, może – jeżeli system to umożliwia – zarezerwować pomieszczenie bezpośrednio z panelu.
Rezerwacja pojawia się wtedy również w centralnym systemie kalendarzowym.
Zwolnienie sali przed czasem
Jeżeli spotkanie zakończy się wcześniej, sala może pozostać formalnie zarezerwowana jeszcze przez kilkadziesiąt minut.
System pozwalający na wcześniejsze zakończenie rezerwacji może ponownie udostępnić ją innym użytkownikom.
Przy dużej liczbie sal takie drobne usprawnienia mogą znacząco poprawić ich rzeczywiste wykorzystanie.
No-show i niewykorzystane rezerwacje
Problemem w dużych biurach są rezerwacje, na które nikt ostatecznie nie przychodzi.
Niektóre platformy mogą umożliwiać potwierdzanie obecności lub automatyczne zwalnianie niewykorzystanych pomieszczeń według określonych zasad.
Takie funkcje są zależne od oprogramowania i planu licencyjnego.
Nie należy zakładać ich obecności we wszystkich panelach.
Analityka wykorzystania sal
Rozbudowany system workplace management może zbierać informacje o wykorzystaniu przestrzeni.
Administrator może dzięki temu ocenić między innymi:
- które sale są najczęściej używane,
- w jakich godzinach brakuje pomieszczeń,
- które przestrzenie są zbyt duże lub zbyt małe dla typowych spotkań,
- ile rezerwacji nie jest wykorzystywanych.
Takie dane mogą pomóc przy reorganizacji biura lub planowaniu kolejnej lokalizacji.
Room booking w biurze hybrydowym
Model pracy hybrydowej powoduje, że liczba osób obecnych w biurze zmienia się z dnia na dzień.
System rezerwacji pomaga uporządkować wykorzystanie wspólnych przestrzeni bez konieczności ręcznego pilnowania grafików.
W większym ekosystemie można łączyć rezerwację sal z zarządzaniem biurkami i innymi zasobami.
System rezerwacji w coworkingu
W przestrzeni coworkingowej jedna sala może być używana przez wiele niezależnych zespołów.
Panel przy wejściu daje użytkownikom natychmiastową informację o jej dostępności.
Wdrożenie powinno jednak uwzględniać sposób przydzielania uprawnień oraz integrację z systemem zarządzającym użytkownikami obiektu.
Rezerwacja sal na uczelni
System może być wykorzystywany również w uczelniach i większych obiektach edukacyjnych.
Panel przy pomieszczeniu może prezentować plan zajęć, rezerwacje spotkań oraz aktualny status sali.
W takim środowisku szczególnego znaczenia nabiera centralne zarządzanie dużą liczbą urządzeń.
Room booking w hotelu i centrum konferencyjnym
W hotelach oraz centrach konferencyjnych ekrany przy salach mogą prezentować nazwę wydarzenia i aktualny harmonogram.
Nie każdy typ systemu biurowego będzie jednak automatycznie odpowiedni do publicznego systemu informacji wydarzeniowej.
Jeżeli potrzebna jest rozbudowana grafika, branding i agenda konferencji, warto również rozważyć rozwiązania Digital Signage.
System rezerwacji a Digital Signage
Obie technologie wykorzystują ekrany, ale służą innym celom.
System rezerwacji sal jest zintegrowany z harmonogramem pomieszczenia i służy przede wszystkim do zarządzania jego dostępnością.
Digital Signage koncentruje się na prezentowaniu informacji i treści reklamowych.
W niektórych wdrożeniach oba systemy mogą ze sobą współpracować, ale nie powinny być traktowane jako ta sama kategoria produktu.
System rezerwacji a monitor interaktywny
Duży monitor interaktywny znajdujący się wewnątrz sali służy najczęściej do prezentacji, wideokonferencji i współpracy.
Panel room booking jest natomiast montowany zazwyczaj przy wejściu i odpowiada za harmonogram pomieszczenia.
To dwa uzupełniające się elementy nowoczesnej sali konferencyjnej.
PoE czy akumulator?
Oba rozwiązania mają swoje zalety.
Panel akumulatorowy może być bardzo łatwy do zamontowania bez prowadzenia przewodów.
Jest szczególnie wygodny przy szklanych ścianach i modernizacji istniejącego biura.
PoE zapewnia natomiast stałe zasilanie oraz komunikację przewodową jednym kablem i dobrze sprawdza się w instalacji budowanej od podstaw.
Wybór powinien wynikać z infrastruktury obiektu.
Montaż na szkle
Nowoczesne biura bardzo często wykorzystują szklane ściany sal konferencyjnych.
Nie każdy właściciel obiektu chce wiercić w takiej powierzchni lub prowadzić widoczne przewody.
Wybrane systemy oferują montaż klejony lub magnetyczny, który pozwala zamontować urządzenie bez tradycyjnego uchwytu ściennego.
Przy wyborze należy zawsze stosować elementy montażowe przewidziane przez producenta.
Bezpieczeństwo systemu
Panel rezerwacyjny jest urządzeniem podłączonym do infrastruktury IT organizacji.
Dlatego przed wdrożeniem warto uwzględnić:
- szyfrowanie komunikacji,
- sposób autoryzacji,
- politykę aktualizacji,
- wymagania sieciowe,
- uprawnienia do kalendarzy,
- zarządzanie urządzeniami.
W większej organizacji konfigurację warto przeprowadzić wspólnie z działem IT.
Jak wybrać system rezerwacji sal?
Najpierw ustal, z jakiego kalendarza korzysta firma.
Następnie określ liczbę sal i sposób montażu.
Jeżeli nie można doprowadzić przewodów, interesujący może być panel akumulatorowy.
Jeżeli przy każdej sali dostępny jest Ethernet PoE, można wykorzystać stałe połączenie sieciowe i zasilanie jednym przewodem.
Sprawdź również:
- przekątną ekranu,
- sposób sygnalizacji statusu,
- możliwość rezerwacji z panelu,
- wymagania licencyjne,
- zarządzanie wieloma urządzeniami,
- analitykę,
- bezpieczeństwo,
- możliwość dalszej rozbudowy systemu.
Systemy rezerwacji Joan, Humly i Evoko w DAARS
W DAARS znajdziesz systemy rezerwacji sal konferencyjnych Joan, Humly i Evoko przeznaczone do nowoczesnych biur i współdzielonych przestrzeni spotkań.
Oferta obejmuje kompaktowe panele E-Ink, dotykowe wyświetlacze LCD oraz systemy przeznaczone do większych wdrożeń.
Dobierając rozwiązanie, zacznij od używanego kalendarza i liczby sal, a następnie porównaj sposób zasilania, montażu, integracje i wymagania licencyjne.
