Joan Workplace
Joan Workplace to platforma typu All-In-One do zarządzania miejscem pracy, która łączy rezerwacje sal, biurek, stanowisk pracy, urządzeń czy parkingów z zarządzeniem gośćmi i Digital Signage oraz analityką wykorzystania.

Integracja z platformami:

• Microsoft Teams
• Zoom
• Outlook
• Google Workspace
• Office 365
• Exchange
• iCal
• Slack
• Cisco WebEx
• Cisco
• Zapier
• Okta
• Google Calendar
• Jabra
• Azure
• Joan API
• IFTTT
• JumpCloud
• OneLogin

System rezerwacji pomieszczeń (Joan Room Booking) jest dostępny na:

• Tabletach z systemami Android oraz iOS np. Tablety Crestron, Samsung, Amazon Fire, iPad, ProDVX czy Google Pixel
• Wyświetlaczach i ekranach LCD
• Joan 6 RE
• Joan 6 Pro
• Joan 13 Pro

Zarządzenie pomieszczeniami pozwala na łatwe rezerwowanie przestrzeni do spotkań oraz ułatwia pracę w zespole, podnosząc produktywność, jak również pozwala na bardzo proste podniesienie efektywnego wykorzystywania całej przestrzeni biurowej.

Efektywnie zarządzaj pomieszczeniami do spotkań

• Usprawnienie rezerwacji sal konferencyjnych
• Klarowna informacja o wolnych i zajętych przestrzeniach konferencyjnych
• Zapobieganie podwójnym rezerwacjom
• Eliminowanie zakłóceń w spotkaniach przez inne osoby
• Automatyczna anulacja spotkań bez uczestników
• Wykrywanie niewykorzystanych przestrzeni

Dzięki efektywnemu zarządzaniu przestrzenią biurową, firmy mogą zoptymalizować wykorzystanie tego cennego zasobu i poprawić swoją ogólną wydajność.

4 różne sposoby na zarezerwowanie pomieszczenia:

• Poprzez kalendarz (wystarczy otworzyć wybrany kalendarz, wybrać datę oraz godzinę, dodać osoby uczestniczące w spotkaniu i wybrać wolną przestrzeń)
• Przez aplikację mobilną
• Przez portal MyJoan
• Bezpośrednio na urządzenia znajdującym się przy konkretnej sali

Analiza sal konferencyjnych
Śledź obłożenie, częstotliwość rezerwacji i trendy w planowaniu, aby dostrzec wzorce i odkryć możliwości optymalizacji.

Treści niestandardowe
Wyświetlaj niestandardowe obrazy lub teksty na urządzeniach Joan, z opcją dodania szczegółów dotyczących sali konferencyjnej.

Przycisk niestandardowy
Dostosuj przycisk, aby wyświetlić kod QR lub uruchomić webhook w celu zgłoszenia problemu w sali konferencyjnej.

Ustawienia dla poszczególnych urządzeń
W przypadku wielu lokalizacji można ustawić różne parametry sal konferencyjnych w zależności od lokalizacji.

Lokalizowany interfejs
Domyślnie interfejs rozwiązania dla sal konferencyjnych jest w języku angielskim, ale można przełączyć się na dowolny z 19 obsługiwanych języków.

Pojemność sali
Ustaw maksymalną liczbę osób dla każdej sali konferencyjnej. Użytkownicy zawsze będą wiedzieć, ile osób mogą zaprosić.

System rezerwacji biurek i stanowisk (Joan Desk Reservation System)

Najpopularniejsze funkcje związane z rezerwacją biurek oraz stanowisk pracy to:

• Zameldowanie przy przybyciu
• Natychmiastowa rezerwacja lub zameldowanie za pomocą kodu QR
• Sugerowane preferowane przedziały czasowe
• Powtarzające się rezerwacje biurek
• Wybór biurek według udogodnień
• Samodzielna ocena stanu zdrowia
• Informacje o codziennej obecności współpracowników
• Biurka i stanowiska pracy wyświetlane jako rzut piętra na dużym ekranie
• Konfiguracja biurek, zarządzanie rezerwacjami
• Kontrola kodów QR i zameldowań
• Konfiguracja ról/uprawnień użytkowników
• Konfiguracja zasad działów
• Raporty obecności
• Indywidualne kwestionariusze

4 różne sposoby na rezerwację biurek lub stanowisk z systemem Joan Workplace:

• Aplikacja na komputer:
  Zarządzaj przypisaniem biurek i stanowisk, twórz działy, przydzielaj udogodnienia i wiele więcej za pomocą aplikacji komputerowej. Pracownicy mogą również rezerwować biurka bezpośrednio z poziomu aplikacji komputerowej, co czyni ją wszechstronnym narzędziem zarówno dla administratorów, jak i użytkowników. Jest to potężne narzędzie do dostosowywania przestrzeni biurowej i utrzymywania porządku.
  
  
• Aplikacja na telefon:
  Pracownicy mogą łatwo rezerwować swoje stanowiska z wyprzedzeniem, a po przybyciu do pracy otrzymują przypomnienie o konieczności zameldowania się, zapewniając sprawne funkcjonowanie biura bez marnowania przestrzeni. Aplikacja mobilna pozwala pracownikom szybko zapewnić sobie idealne miejsce do pracy przed udaniem się do biura.
  
  
• Poprzez kod QR:
  Dzięki rezerwacji za pomocą kodu QR pracownicy mogą natychmiast zarezerwować lub zameldować się przy swoim stanowisku, po prostu skanując kod QR na miejscu. Jeśli ich pierwszy wybór jest niedostępny, otrzymają natychmiastowe sugestie dotyczące alternatywnych miejsc. Ta natychmiastowa elastyczność maksymalizuje wykorzystanie biurek, zmniejsza tarcia i zapewnia płynniejsze, bardziej wydajne doświadczenia dla Twojego zespołu.
  
  
• Przez bezprzewodową ładowarkę Zens:
  Pracuj tak samo wydajnie jak w domu. Pomiń rutynowe meldowanie się — po prostu umieść telefon na bezprzewodowej ładowarce Zens, aby potwierdzić rezerwację biurka i naładować urządzenie w jednym prostym kroku. Kolory diod LED bezprzewodowych ładowarek Zens wskazują status biurka: zielony oznacza wolne, czerwony oznacza zajęte.

System rezerwacji zasobów i miejsc parkingowych (Joan Parking and Assets Management)

• Rozwiązanie na telefon komórkowy pozwala na rezerwację np. miejsc parkingowych, urządzeń i innych zasobów mobilnych lub stacjonarnych
• Zawsze klarowne informacje o tym, które zasoby są dostępne
• Uniknięcie podwójnych rezerwacji sprzętu czy parkingu
• Zapewniona przejrzystość użytkowania
• Stworzenie sprawiedliwego systemu dla wszystkich
• Maksymalizacja efektywnego wykorzystywania zasobów firmy

System zarządzania gośćmi (Joan Visitor Management)
Umożliwia cyfrowe śledzenie wszystkich osób wchodzących do budynku i opuszczających go.

Rozwiązanie dla pracowników recepcji:

• Konfiguracja zarządzania gośćmi w portalu
• Tworzenie pojedynczych wizyt, wizyt cyklicznych lub zaproszeń grupowych
• Rezerwacja sal i biurek dla gości
• Dodawanie nowych gości
• Jednoczesna rejestracja wielu gości
• Indywidualne ustawienia dla poszczególnych budynków
• Wysyłanie automatycznych powiadomień do gospodarzy, aby uniknąć oczekiwania gości
• Tworzenie niestandardowych dokumentów w celu spełnienia wymogów zgodności (na przykład badania stanu zdrowia)

Monitorowanie wizyt i zaproszonych osób w portalu

• Przegląd wszystkich gości wchodzących do biura
• Prowadzenie aktualnych rejestrów gości dla celów bezpieczeństwa
• Eksportowanie dziennika wizyt i szczegółowych informacji o nich

Jak system zarządzania gości wpływa na samych gości?

• Otrzymuj e-maile i zaproszenia kalendarzowe z informacjami o wizycie (Wypełnij ankiety lub kwestionariusze za pośrednictwem aplikacji lub serwisu internetowego)
• Dokonaj wstępnej rejestracji w domu i uzyskaj dane dostępowe, aby przyspieszyć rejestrację (Dokonaj wymeldowania, gdy przy opuszczaniu obiektu)
• Zarejestruj się za pomocą tabletu lub urządzenia mobilnego w recepcji
• Ustal doraźne spotkanie, podczas którego można łatwo wyszukać gospodarza
• Opcjonalne drukowanie i noszenie identyfikatorów dla gości

Jak system zarządzania gośćmi ułatwia pracę osobom odpowiedzialnym?

• Kontroluj wszelkie wizyty w aplikacji Joan
• Otrzymuj powiadomienia o zaplanowanych wizytach za pośrednictwem konfigurowalnych kanałów (Powiadomienia o przybyciu gości za pośrednictwem Slacka, poczty elektronicznej, SMS-ów lub aplikacji mobilnej)
• Automatyczna rejestracja wizyt po rezerwacji spotkania (Kalendarz i zaproszenia e-mailowe na wizyty)
• Otrzymuj powiadomienia o przybyciu gości za pośrednictwem konfigurowalnych kanałów

Zarządzanie Digital Signage
Joan Workplace Digital Signage dostarcza informacje za pomocą predefiniowanych, dostosowywalnych szablonów w scentralizowanym systemie CMS, który spełnia potrzeby każdej firmy. Wzmocnij tożsamość swojej firmy, dostarczając informacje w sposób spójny, dokładnie tam, gdzie są potrzebne. Gotowe do użycia szablony zaspokajają wszystkie potrzeby związane z miejscem pracy, dzięki czemu zarządzanie treścią jest szybkie i wydajne. Bardzo pożądane uzupełnienie oferty Joan, które poprawia ogólne wrażenia z miejsca pracy.

Joan Workplace Digital Signage działa na wyświetlaczach ePaper i LCD
Wiemy, że różne rodzaje informacji wymagają różnych wyświetlaczy, aby były skutecznie przekazywane. Dlatego Joan Workplace Digital Signage obsługuje zarówno wyświetlacze ePaper, jak i LCD. Wyświetlacze Joan są idealnym wyborem, jeśli szukasz cichego, nieinwazyjnego, a jednocześnie bardzo skutecznego sposobu przekazywania komunikatów. Są one dostępne w rozmiarach 6 cali (pionowym i poziomym), 13 cali i 32 cali, a ich montaż jest całkowicie bezprzewodowy. W przypadku bardziej dynamicznych i bogatych wizualnie komunikatów najlepszym wyborem są wyświetlacze LCD — wymagają one okablowania, ale zapewniają dodatkowy efekt. Każdy ekran w miejscu pracy stanowi okazję do komunikacji, nawiązania kontaktu, połączenia się i przekazania informacji.

Kompleksowa analityka
Rozwiązanie analityczne Joan Workplace pozwalają uzyskać cenne informacje na temat sposobu wykorzystania przestrzeni roboczej. Administratorzy mogą uzyskać do nich dostęp z portalu MyJoan.

• Analizy rezerwacji sal i pomieszczeń (śledzenie zajętości sal konferencyjnych, częstotliwości rezerwacji i trendów w planowaniu. Ograniczanie konfliktów rezerwacji i nie tylko)
  
  
• Analizy rezerwacji biurek i zasobów (zrozumienie średniej zajętości, tygodniowej frekwencji w biurze, dni spędzonych w biurze przez użytkownika i nie tylko)
  
  
• Analizy zarządzania gośćmi (monitorowanie codziennego ruchu, śledzenie zaproszeń i wykrywanie powtarzających się trendów. Wykorzystanie danych do usprawnienia pracy recepcji).

Aplikacja na komputer MyJoan
MyJoan to portal, na którym można płynnie korzystać z rozwiązań platformy Joan:

• Rezerwacja sal konferencyjnych
• Rezerwacja biurek, stanowisk i zasobów
• Zarządzanie gośćmi
• Kompleksowa analityka
• Dostęp do Digital Signage

Wersje subskrypcji systemy Joan Workplace
Wszystkie wersje subskrypcji pozwalają na pełny, nieograniczony dostęp do wszelkich funkcji systemu. Różnią się od siebie jedynie ilością urządzeń i użytkowników. Istnieje możliwość dokupienia pojedynczych urządzeń i osób do każdego planu w celu jego dostosowania (do maksymalnej ilości wskazanej w planie)

• Team - 2 urządzenia (maksymalnie 5), 20 użytkowników (maksymalnie 50)
  
  
• Business - 5 urządzeń (maksymalnie 12), 50 użytkowników (maksymalnie 150)
  
  
• Organization - 10 urządzeń (maksymalnie 35), 100 użytkowników (maksymalnie 400)
  
  
• Enterprise+ - 20 urządzeń (maksymalnie 200), 200 użytkowników (maksymalnie 100 000)

Możliwość dokupienia pojedynczych urządzeń i osób do każdego planu (do maksymalnej ilości wskazanej w planie):

• Joan Additional Device
• Joan Additional User

Przykłady wykorzystania systemu Joan Workplace:

1) Informacje powitalne już od holu wejściowego

Witaj pracowników i gości, przekazując im niezbędne wskazówki. W subtelny sposób dziel się ważnymi informacjami operacyjnymi, aby zapewnić płynną obsługę i dostęp do aktualnych informacji.

• Informacje powitalne
• Ogłoszenia
• Informacje pogodowe
• Hasła Wi-Fi
• Cyfrowe gazety

2) Komunikacja między pracownikami, która łączy Twój zespół

Dzięki jasnym i terminowym wiadomościom możesz płynnie koordynować działania całej organizacji, zapewniając, że nikt nie przegapi żadnej informacji.

• Panele informacyjne firmy
• Wiadomości dotyczące świąt i uroczystości
• Wiadomości z podziękowaniami lub pochwałami
• Wydarzenia firmowe
• Zdjęcia

3) Cyfrowe tabliczki na drzwi, które dostosowują się do zmian w biurze

Zapewniają przejrzystą nawigację i aktualizacje w czasie rzeczywistym dotyczące osób przebywających w pomieszczeniach, dzięki czemu nowoczesne biura są bardziej zorganizowane i wydajne.

• Imię i nazwisko osoby przebywającej w pomieszczeniu
• Stanowisko osoby przebywającej w pomieszczeniu
• Numer pokoju

4) Informacje dotyczące orientacji w biurze

Wskazówki w czasie rzeczywistym w kluczowych punktach zmniejszają dezorientację i oszczędzają czas odwiedzających i pracowników. Płynna nawigacja, zero dezorientacji.

• Pomoc w nawigacji w czasie rzeczywistym
• Plany pięter
• Wskazówki dotyczące wind i schodów
• Udogodnienia w budynku

5) Cyfrowe menu, cenniki, informacje o wartościach odżywczych i nie tylko

Wyświetlacze w stołówkach usprawniają wybór posiłków dzięki menu, informacjom o wartościach odżywczych, godzinach posiłków, informacjom o zamawianiu, wskazówkom dotyczącym zrównoważonego rozwoju i ogłoszeniom.

• Menu dzienne i tygodniowe
• Informacje o wartościach odżywczych
• Godziny posiłków i dostępność
• Instrukcje dotyczące zamawiania i płatności
• Wskazówki dotyczące marnotrawstwa żywności i zrównoważonego rozwoju
• Ogłoszenia dotyczące cateringu i wydarzeń

6) Informacje dotyczące sytuacji awaryjnych i wytyczne

Pomóż pracownikom w łatwym przestrzeganiu procedur firmowych i zapewnij bezpieczeństwo zespołom oraz gościom dzięki jasnym instrukcjom postępowania w sytuacjach awaryjnych.

• Drogi ewakuacyjne
• Wyjścia awaryjne i punkty zbiórki
• Punkty uruchamiania alarmu przeciwpożarowego
• Numery kontaktowe w sytuacjach awaryjnych
• Punkty pierwszej pomocy i lokalizacje defibrylatorów AED
• Powiadomienia o sytuacjach awaryjnych na żywo
• Jak korzystać z określonych narzędzi lub urządzeń